用草料二維碼搭建大型會務(wù)管理系統(tǒng)，僅需半小時
一、業(yè)務(wù)需求
寧波某行政單位為籌備工作會議，急需一套集成參會報名、日程管理、宣傳展示、分餐統(tǒng)計等功能的數(shù)字化會務(wù)系統(tǒng)。通過綜合比選，決定引入草料二維碼平臺，實(shí)現(xiàn)會務(wù)管理流程線上化。
1、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定
在選擇數(shù)字化會務(wù)管理解決方案的過程中，業(yè)主單位對網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)穩(wěn)定性給予了高度關(guān)注。了解到草料已通過公安局等保三級認(rèn)證、阿里云安全滲透測試，并且有許多政府單位也在用草料，包括北京冬奧會、中東歐會議、執(zhí)法局等等，打消了業(yè)主單位的安全顧慮。他們認(rèn)識到草料二維碼在網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)穩(wěn)定性方面具備專業(yè)的技術(shù)保障，能夠滿足此次會務(wù)的使用要求。
2、簡單易用性
由于此次會務(wù)籌備時間緊迫，業(yè)主單位希望找到一套成熟、安全可靠且可以馬上上手的解決方案，取代傳統(tǒng)的參會報名、信息修改、資料分發(fā)、宣傳展示等方式。而草料二維碼平臺的一個顯著優(yōu)勢在于其簡單易用性，無論是搭建報名系統(tǒng)還是日程管理，草料二維碼都提供了直觀的操作界面和標(biāo)準(zhǔn)化的功能模塊，致力于幫助用戶低成本解決問題，減少操作上的困難。例如相比以往的傳統(tǒng)會議報名模式，使用草料二維碼能大大減少會議前期的人力資源投入。
3、數(shù)據(jù)管理可視化
在會議前期，不同業(yè)務(wù)部門需要獲取嘉賓的報名信息來安排會務(wù)服務(wù)。草料二維碼作為一個無代碼平臺：靈活、可擴(kuò)展。通過設(shè)置不同的業(yè)務(wù)權(quán)限，各部門的人員在手機(jī)端和電腦端可以隨時查看和導(dǎo)出所需的報名信息，無需再依賴人工對接。這種自助式的數(shù)據(jù)獲取模式不僅提高了各部門的工作效率，還保證了數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。
二、應(yīng)用場景
通過使用草料二維碼平臺，業(yè)主單位成功實(shí)現(xiàn)了會務(wù)流程管理的全面數(shù)字化：
1、會議報名階段
會議籌備期間，工作人員僅用半小時就搭建起了一個類似會議微站的系統(tǒng)。這個系統(tǒng)不僅包含了微信在線報名功能，還能展示會議通知、日程安排以及下載會議資料等。相比傳統(tǒng)會議系統(tǒng)的高昂開發(fā)成本和長時間的開發(fā)周期，草料二維碼顯著降低了會議前期籌備的時間、人力成本。如果行程有變動，參會人員可以直接在線修改已填報的信息，后臺信息實(shí)時更新，無需再聯(lián)系會務(wù)工作人員更改。參會人員也可以掃碼查看電子會議資料，無需再隨身攜帶紙質(zhì)材料，有效提升了參會人員的使用體驗(yàn)。在會議期間，該二維碼帶來了近萬次的訪問量。
2、用餐階段
用餐環(huán)節(jié)也因二維碼的應(yīng)用提升了參會人員用餐體驗(yàn)和主辦方服務(wù)能力。每個參會人員的參會證上都印制著一個專屬用餐碼，相當(dāng)于一張“電子餐票”。
到了用餐時間，參會人員只需出示用餐碼，工作人員用手機(jī)或平板一掃，系統(tǒng)后臺就能快速完成數(shù)量統(tǒng)計，這種方式簡單易學(xué)，主辦方工作人員在接受簡單指導(dǎo)后就能輕松上手，依靠微信就能完成核驗(yàn)，不需要采購其他硬件。二維碼替換了原來出示用餐券就餐的傳統(tǒng)方式，實(shí)現(xiàn)了用餐券零消耗，同時也解決了參會人員忘帶或丟失用餐券的困擾。另外，系統(tǒng)還會分時統(tǒng)計不同時間段的用餐人數(shù)，為會務(wù)組調(diào)整第二天的餐品準(zhǔn)備量提供了數(shù)據(jù)支持。
這種數(shù)字化的用餐管理方式很好地解決了紙質(zhì)餐券容易丟失和難以精確統(tǒng)計用餐數(shù)量的問題，獲得了主辦方和參會人員一致好評。
三、實(shí)施效果
1、降低會議運(yùn)營成本
僅僅半小時就能搭建起一個功能齊全的會議系統(tǒng)，系統(tǒng)的采購成本也非常低，只需2680元。相比之前動輒數(shù)十萬元的開發(fā)費(fèi)用和數(shù)月的開發(fā)周期，這種低成本、高效率的方式為會務(wù)管理節(jié)省了大量時間和人力方面的運(yùn)營成本。
2、提高會議組織效率
對于一個企業(yè)有多名參會人員的情況，只需一名員工就可以完成統(tǒng)一填報的工作，極大地方便了集體報名。
參會者如果行程有變動，還可以再次修改已提交的報名信息，報名系統(tǒng)可以設(shè)置修改后提醒功能，會務(wù)組能在微信上實(shí)時接收到修改信息，減少了多次溝通對接的麻煩。
3、改善參會體驗(yàn)
在會議期間，參會者可以通過掃碼，隨時查看和下載會議資料。此外，電子用餐碼的應(yīng)用不僅方便統(tǒng)計各時段的用餐數(shù)量，還解決了紙質(zhì)餐券容易丟失的問題，大幅提升了參會人員用餐體驗(yàn)和滿意度。
4、優(yōu)化數(shù)據(jù)管理
完成報名后，系統(tǒng)后臺會自動匯總會議報名的資料和名單，無需人工錄入。平臺還能實(shí)時統(tǒng)計和更新在線報名、現(xiàn)場用餐的人數(shù)，為會議主辦方提供直觀的數(shù)據(jù)展示，幫助靈活調(diào)整會務(wù)安排，確保資源的高效利用。
5、數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)穩(wěn)定性保障
在選擇數(shù)字化解決方案時，業(yè)主單位特別關(guān)注網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全及系統(tǒng)的穩(wěn)定性。草料二維碼已經(jīng)穩(wěn)定的運(yùn)營了十幾年，累計服務(wù)超過1400萬用戶，還是二維碼國家標(biāo)準(zhǔn)的制定者，并通過公安局等保三級認(rèn)證、阿里云安全滲透測試，確保了信息的安全管理和系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，滿足了業(yè)主單位對網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全的高標(biāo)準(zhǔn)要求。
四、客戶評價
業(yè)主單位對于此次數(shù)字化會務(wù)管理系統(tǒng)給予了高度評價，認(rèn)為草料二維碼提供的低成本、高效率的方案解決了現(xiàn)有會務(wù)流程管理中的痛點(diǎn)。特別是在用餐環(huán)節(jié)的創(chuàng)新應(yīng)用，既方便了主辦方統(tǒng)計用餐人員數(shù)量，又提升了參會嘉賓的用餐體驗(yàn)，得到了大家的一致好評。此外，該方案易于部署和使用，無需復(fù)雜的培訓(xùn)過程，為其他政府部門和企事業(yè)單位的數(shù)字化會務(wù)建設(shè)提供了寶貴的參考經(jīng)驗(yàn)。
